Kompetenzzentrum für Beratungsleistungen
Personalakte
Personalakte
Immer wieder bekommen wir zum Thema „Personalakte“ Anfragen von Ratsuchenden. Daher haben wir, auch aus der Erfahrung vieler Beratungsprojekte, eine Sammlung mit den wichtigsten Inhalten und Beschreibungen zusammen gestellt.
Der Begriff Personalakte ist äußerst dehnbar. Weder Form noch Inhalt sind gesetzlich festgelegt. In jedem Fall aber handelt es sich um eine Sammlung von Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmer und Mitarbeiter dokumentieren.
Als Arbeitgeber sind Sie keineswegs verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Es ist aber aufgrund einer Dokumentationspflicht, z. B. bei Auseinandersetzungen vor dem Arbeitsgericht, ratsam, eine solche zu führen. Im Zeitalter der Digitalisierung und des zwischenzeitlich fast flächendeckenden Einsatzes von PCs dürfte davon ausgegangen werden, dass der gute alte Hängeordner ausgedient hat.
Auch für IT-Dokumente gilt: In den Stammdaten sollte sich die gesamte betriebliche Entwicklung des Mitarbeiters, alle wertvollen Informationen wie Weiterbildung, Mitarbeitergespräche oder im Extremfall die Kündigung abbilden.
Inhalt einer Personalakte
Inhalt einer Personalakte [34 KB]
Vorlage für die Erfassung der Personalstammdaten [23 KB]
Vorlage für die Meldung der monatlichen Lohnsummen
Eingabemaske [13 KB]
zur Dokumentation von Mitarbeitergesprächen
Vorbereitungen für die Einstellung von Mitarbeiter [51 KB]
Anträge - Formulare
Antrag für einen Sozialversicherungsausweis [251 KB]
Weitere Infos:
Sofortmeldung Sozialversicherung seit dem 01.01.2009
Seit dem 01.01.2009 sind Arbeitgeber bestimmter Branchen gesetzlich verpflichtet, bereits am ersten Arbeitstag für neu eingestellte Arbeitnehmer eine Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung abzugeben. Die Sofortmeldung für diese Wirtschaftsbereiche soll die Bekämpfung von Schwarzarbeit und unfairem Wettbewerb stärken.
Weitere Informationen zur Sofortmeldung finden Sie unter: Deutsche Rentenversicherung
Infothek: Personalwesen
Behandlung von Annehmlichkeiten [59 KB]
Ausgabe von Benzingutscheine [53 KB]
an Mitarbeiter
Steuerliche Behandlung von Fangprämien [40 KB]
bei Minijobbern
Grundsätzlich
Zum Teil stellen wir Ihnen über diese Plattform PDF-Formulare bereit, die direkt auf Ihrem Desktop zu bearbeiten sind. Diese Formulare müssen vor Bearbeitung auf Ihren PC als Download herunter geladen werden. Wir möchten Sie bitten, die entsprechende Formulare und Anträge nicht direkt über unsere Plattform zu bearbeiten, da beim Beenden (schließen) der Dateien eventuell personenbezogene Daten mit abgespeichert werden. Daher ist aus datenschutzrechtlichen Gründen eine Bearbeitung der Dateien nur innerhalb Ihrer eigenen IT-Umgebung zu empfehlen.
Zum Ausfüllen einer PDF-Datei mit Eingabemöglichkeit nutzen Sie die Option "Felder markieren", um interaktive Felder sichtbar zu machen. So können Sie anhand der farblich unterlegten Felder erkennen, welche Eingaben Sie vornehmen müssen.
Datumsfelder sind bereits mit einer entsprechenden Kalenderfunktion hinterlegt.
In einigen Dateien sind so genannte Dropdown-Eingaben hinterlegt. Dies soll Ihnen die Nutzung ganzer Textelemente oder Hinweise zum Formular/Antrag erleichtern. Hierzu gehen Sie mit der Maus auf die rechte, mit Pfeil markierte, Auswahlleiste und markieren den für Sie zutreffenden Text.
Wenn Sie Fragen zur Bearbeitung und Nutzung hinterlegter Excel-Dateien haben, stehet Ihnen unser Sekretariat gerne zur Verfügung. Selbstverständlich dürfen Sie uns auch konstruktive Kritiken oder Anregungen zu den bereit gestellten Formularen oder Anwendungsdateien zukommen lassen. Hierzu nutzen Sie bitte unser Kontaktformular.
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